Hoe voer je een kort frequent verzuimgesprek?

Ongeveer 15% van de verzuimkosten zijn terug te voeren op kort frequent verzuim. Dit type verzuim kent een sterke gedragscomponent. Daarmee is het voorspelbaar en te beïnvloeden. Maar hoe voer je een gesprek hierover met de uitgevallen werknemer? Hoe pak je dit aan?

Tips voor het voeren van een kort frequent verzuimgesprek
Bij kort frequent verzuim is het van belang dat de leidinggevende het verzuimgedrag met de werknemer bespreekt. Hij staat dicht bij de werknemer en weet wat er in het leven van de werknemer speelt. Daarom is hij de aangewezen persoon om de reden van uitval bespreekbaar maken en de werknemer bewust te maken van zijn gedrag en de gevolgen hiervan.

In de praktijk blijken leidinggevenden het vaak lastig te vinden zo’n gesprek te voeren, zeker wanneer er privé gerelateerde zaken meespelen. Toch is het belangrijk om het gesprek aan te gaan. Want als het werkelijke probleem niet op tafel komt, is het lastig om een structurele oplossing te vinden. Hieronder volgen een aantal praktische tips:

Tip 1: ken de feiten
Bestudeer de gegevens uit de verzuimanalyse. Uit deze analyse is bijvoorbeeld af te leiden welke werknemers zich regelmatig ziek melden en (extra) aandacht nodig hebben. De meeste verzuimregistratiesystemen kunnen een verzuimrapport genereren. Of u kunt dit opvragen bij uw contactpersoon van 365/ArboNed. Met de verzuimanalyse kunt u het verzuim in een bepaalde periode of op een afdeling in detail bekijken en mogelijke trends ontdekken.

Tip 2: achterhaal de werkelijke oorzaak van het verzuim
De belangrijkste verzuimoorzaken van kort frequent verzuim zijn motivatie en psychische klachten. Maar dat blijkt niet altijd uit de verzuimmelding van de werknemer. Stel open vragen om de oorzaak te achterhalen en durf door te vragen. Stel je neutraal op, zodat een werknemer zich vrij voelt om eerlijk te antwoorden.

Tip 3: maak de gevolgen van de verzuimmelding inzichtelijk
Vaak realiseren werknemers zich niet dat hun afwezigheid niet alleen belastend is voor zichzelf, maar ook voor de leidinggevende en de directe collega’s. Zij moeten immers werk overnemen. Of werk blijft liggen, waardoor achterstanden ontstaan. Benoem dit in het gesprek en maak duidelijk wat de gevolgen zijn.

Tip 4: laat de werknemer meedenken over een oplossing
Leidinggevenden hebben een sterke oplossingsgerichte houding en dat is, als we het hebben over goede verzuimbegeleiding, een valkuil. Om draagvlak te creëren voor de oplossing is het juist goed de werknemer hier zelf over te laten nadenken. Nodig de werknemer uit voor een gesprek en vraag hem wat hij zelf denkt te kunnen doen aan het gedrag, en waar hij hulp nodig heeft.

Tip 5: maak duidelijke afspraken
Maak afspraken met de verzuimende werknemer en leg deze schriftelijk vast. Plan een vervolgafspraak in, bespreek de voortgang en stel zo nodig de gemaakte afspraken bij.